Règlement top décideurs The MIX
PREAMBULE
Le présent Règlement a pour objet de détailler les conditions applicables dans le cadre de la participation des Top Décideurs à l’événement « The MIX » (ci-après la « Manifestation ») organisé par Metz Evénements au sein de Centre de congrès Robert Schuman de Metz (ci-après le « Site »).
Le statut de Top Décideur est réservé aux professionnels de l’événementiel avec des projets concrets, le pouvoir de choisir les lieux et les prestataires de leurs prochains évènements et ayant un intérêt pour la zone géographique des 4 Frontières.
Dans le cadre de la Manifestation, Metz Evénements sélectionne 200 Top Décideurs en fonction de leur pouvoir décisionnel, la typologie, la fréquence et la zone géographique de leurs événements.
Les Top Décideurs sont invités à la Manifestation par Metz Evénements en vue de rencontrer les exposants de la Manifestation notamment au moyen d’agendas préorganisés en amont par le biais de la plateforme digitale de l’événement « The MIX » (ci-après la « Plateforme »).
L’Organisateur se réserve le droit de modifier ou compléter le présent Règlement chaque fois que cela lui paraîtra nécessaire pour assurer le bon déroulement de la Manifestation.
Il est précisé que l’utilisation de la Plateforme est soumise aux conditions générales d’utilisation (CGU) et à la Politique de confidentialité consultable sur la Plateforme.
1 – MODALITES D’INSCRIPTION
Les demandes d’inscription au programme Top Décideurs se font au moyen du formulaire en ligne figurant sur la Plateforme. Sauf refus de l’inscription par Metz Evénements, l’envoi de la demande d’inscription et l’acceptation du présent règlement constituent un engagement ferme et irrévocable du Top Décideur de participer à la Manifestation.
Metz Evénements se réserve le droit de refuser une demande d’inscription au programme Top Décideurs sur la base de critères objectifs tels que leur pouvoir décisionnel, la typologie, la fréquence et la zone géographique de leurs événements. Cette décision, communiquée au demandeur par mail, ne nécessite aucune explication et ne peut faire l’objet d’aucune contestation.
Le Top Décideur assure la véracité des informations transmises dans le formulaire d’inscription. Il est tenu d’informer Metz Evénements, même après validation de sa participation au programme Top Décideurs, de tout changement (fonction, entreprise, procédure à l’encontre de la personne ou de l’entreprise…). L’Organisateur se réserve alors le droit de réétudier sa participation au programme Top Décideurs.
En cas d’incapacité à se rendre sur la Manifestation, le Top Décideur pourra se faire remplacer par une autre personne de la société, sous réserve que cette personne réponde aux critères de qualification du profil Top Décideurs. Cette décision reviendra à Metz Evénements.
Le Top Décideur ne peut en aucun cas céder ou partager, à titre onéreux ou gratuit, tout ou une partie de sa participation à la Manifestation.
2 – ENGAGEMENTS DU TOP DECIDEUR
En contrepartie de leur invitation à la Manifestation, les Top Décideurs s’engagent à :
- Être présent sur Site les 13 et 14 décembre 2023 de 9h à 18h ;
- Participer au cocktail d’inauguration qui se déroulera le 12 décembre 2023 au soir ainsi qu’à la soirée du gala du 13 décembre 2023 ;
- Créer un profil complet sur la Plateforme ;
- S’engager activement dans la prise de rendez-vous en amont sur la Plateforme (25 Rdvs minimum de 20mn à prendre sur les deux jours)
- S’inscrire à un minimum de deux conférences organisées par Metz Evénements dans le cadre de la Manifestation ;
- Honorer tous les rendez-vous pris via la Plateforme en amont de la Manifestation
Le Top Décideur pourra s’il le souhaite annuler sa participation sans frais jusqu’à 45 jours avant le premier jour de la Manifestation. Après cette date, il sera tenu de verser 250€HT de frais d’annulation à Metz Evénements dès réception de la facture associée. L’absence d’un Top Décideur à la Manifestation sans information préalable fera également l’objet d’une facturation de 250€HT.
De manière générale les Top Décideurs doivent manifester de l’intérêt pour les services proposés par les exposants de la Manifestation et s’engagent à faire de son mieux pour travailler avec ces exposants.
Les Top Décideurs s’engagent à adopter une tenue et un comportement correcte à l’égard de toutes les parties prenantes de la Manifestation. Ils devront également porter leur badge Top Décideur.
3 – ENGAGEMENTS DE METZ EVENEMENTS
Metz Evénements fournira au Top Décideur lors de son arrivée sur Site un badge Top Décideur permettant l’accès au Site pendant la durée de la Manifestation ainsi qu’aux cocktails et dîners. Metz Evénements s’engage à réserver et supporter le coût des éléments suivants dans le cadre de la venue des Top Décideurs :
- Trajet aller-retour en train après confirmation de l’itinéraire ;
- Hébergement dans un hôtel 4* à proximité directe du Site ;
- Déjeuners sur Site et dîners organisés dans le cadre de la Manifestation.
En cas de modification de programme à l’initiative du Top Décideur à moins de 15 jours de l’ouverture de la Manifestation, ce dernier supportera les frais de modification des réservations faites par Metz Evénements. Selon la date d’inscription au programme Top Décideurs, la disponibilité du transport et de l’hébergement peut être soumis à disponibilité.
4 – BADGE ET ACCES
Le badge Top Décideur sera remis au Top Décideur à son arrivée sur le Site de la Manifestation et devra être porté dès le cocktail d’inauguration le 12 décembre 2023 au soir.
Ce badge et sa version dématérialisée sont édités sur la base des informations remplies dans le formulaire d’inscription et confirmées dans l’espace Top Décideurs de la Plateforme. Il sera scanné par les participants de la Manifestation et Metz Evénements à l’entrée de la Manifestation, des conférences, et des soirées. Le Top Décideur accepte donc de transmettre ses informations de contact lors du scan de son badge.
La distribution, la reproduction ou la vente par un Top Décideur de son badge d’accès est interdite et sera passible de poursuites judiciaires.
5 - CONTROLE D'ACCES AU SITE ET MESURES DE SECURITE – PASS SANITAIRE
Le badge doit être présenté obligatoirement lors du contrôle d’accès au Site. Toute personne qui ne sera pas en possession d’un titre d’accès délivré par Metz Evénements pourra être expulsée du Site. Toute personne bénéficiant d’un Badge Visiteur s’engage, sous peine d’expulsion et de poursuites, à respecter les mesures de sécurité arrêtées par Metz Evénements ou prévues par le règlement intérieur du Site. Il est rappelé que toute sortie du Site est définitive.
5.1 OPERATIONS DE CONTROLE
A tout endroit du Site, le Top Décideur accepte de se soumettre aux palpations de sécurité et à l’inspection visuelle de ses bagages à main effectuées par tout fonctionnaire de police et/ou par tout préposé de Metz Evénements agréé par la commission régionale ou interrégionale d’agrément et de contrôle, conformément aux dispositions législatives et règlementaires en vigueur.
Il peut être invité à présenter les objets dont il est porteur. Les objets volumineux tels que valises, sac à dos, sacs à provisions ainsi que les autres objets cités par le règlement intérieur du Site, sont interdits et pourront être consignés, saisis, ou donner lieu à un refus d’accès au Site.
Toute personne refusant de se soumettre aux mesures de contrôle et de sécurité figurant au présent paragraphe se verra refuser l’entrée au Site.
Le badge doit être conservé pendant toute la durée de la présence sur le lieu de la manifestation.
5.2 RESTRICTIONS PARTICULIERES D’ACCES – COMPORTEMENTS PROHIBES
Toute personne se présentant en état d’ivresse ou étant sous l’influence de produits stupéfiants se verra refuser l’entrée au Site sans pouvoir prétendre à une quelconque indemnité.
Tout Top Décideur entrant dans le Site s'engage à respecter les présentes CGU, le règlement intérieur du Site, ainsi que les textes législatifs et réglementaires relatifs à la sécurité.
L’accès au Site est strictement interdit à toute personne présentant un comportement violent, raciste ou injurieux, ainsi qu’à toute personne se présentant en état d’ébriété ou sous l’influence de produits stupéfiants.
Il est interdit :
- de porter atteinte à la sécurité des personnes et des biens.
- de détériorer ou déplacer ou d’utiliser d’une manière non conforme à leur destination le mobilier et les espaces du Site.
- de dégrader ou d’entreprendre une action pouvant potentiellement dégrader le mobilier, les ouvrages, les espaces du Site.
- d'adopter un comportement susceptible de causer ou causant des blessures ou des perturbations à autrui.
- de provoquer par quelconque moyen la haine ou la violence à l’égard de toute personne présente dans le Site.
- d’introduire ou tenter d’introduire des insignes, signes ou symboles évoquant une idéologie raciste et/ou xénophobe.
- d’introduire ou de tenter d’introduire tout objet susceptible de constituer une arme ou un projectile ainsi que tout objet interdit par le règlement intérieur du Site.
Metz Evénements se réserve le droit de refuser l’accès au Site ou d’expulser toute personne qui enfreindrait ces restrictions ou qui aurait un comportement non-adapté ou serait nuisible à l’événement ou à ses participants. Dans un tel cas, la personne en question ne pourra prétendre à aucune indemnité.
5.3 PASS SANITAIRE
Le Top Décideur est informé du fait qu’en raison du contexte sanitaire lié à la pandémie de Covid-19, l’accès au Site peut être soumis à la présentation d’un Pass Sanitaire. Dans un tel cas, chaque personne souhaitant accéder au Site s’engage à se conformer à la règlementation applicable et à présenter son Pass Sanitaire, via l’application TousAntiCovid ou au format papier.
Metz Evénements ne pourra en aucun cas être tenu responsable en cas de refus d’accès au Site lié à la non-présentation du Pass Sanitaire ou à la présentation d’un Pass Sanitaire non-conforme. Dans un tel cas aucune indemnisation ne sera due par Metz Evénements.
6 - ANNULATION OU REPORT DE LA MANIFESTATION
En cas de report de la Manifestation, quelle qu’en soit la cause (y compris sur décision de Metz Evénements, en cas de Force majeure ou en raison des conséquences de la pandémie de covid-19), les badges resteront valables pour les nouvelles dates de la manifestation.
En cas d’annulation de la manifestation, quelle qu’en soit la cause (y compris sur décision de Metz Evénements, en cas de Force majeure ou en raison des conséquences de la pandémie de covid-19), le Top Décideur ne pourra obtenir aucune indemnité de Metz Evénements à ce titre.
7 - RESPONSABILITE
Metz Evénements ne saurait en aucun cas voir sa responsabilité engagée pour toute inexécution ou mauvaise exécution de ses obligations au titre des présentes qui serait imputable aux faits du Top Décideur, au fait imprévisible et insurmontable d'un tiers et/ou à un cas de force majeure tel que défini par l’article 1218 du Code civil et la jurisprudence des tribunaux français.
Par ailleurs, le Top Décideur est invité à surveiller ses effets personnels à tout moment. Metz Evénements décline toute responsabilité en cas de détériorations ou vols, et déconseille de manière générale d’apporter des objets de valeur au sein du Site. Metz Evénements décline toute responsabilité liée aux actes de vandalisme, destruction volontaire, de violences ou de vol commis par un visiteur pendant la manifestation, lesquels actes volontaires sont de nature à exposer la responsabilité pleine et entière dudit visiteur.
De même la responsabilité de Metz Evénements ne saurait être engagée pour les pannes et les problèmes d'ordre technique concernant le matériel, les programmes et logiciels ou le réseau Internet pouvant le cas échéant entraîner la suspension ou la cessation de fonctionnement de la Plateforme.
8 - SERVICE CLIENTELE
Pour toutes informations ou questions, le Service Clientèle de Metz Evénements est à la disposition du Top Décideur :
Tél : +33 (0)3 67 34 05 40/ Email : contact@themix-metz.com / Courrier 100 Rue aux Arènes, 57000 Metz, France
9 - EXECUTION FORCEE
Compte tenu de la spécificité de la nature des prestations de services considérées et du savoir-faire indispensable nécessaire à l’exécution des obligations de Metz Evénements, il est précisé que l’application des dispositions des articles 1221 et 1222 du Code civil est expressément exclue.
10 - DONNÉES À CARACTERE PERSONNEL
10.1 DEFINITION
« Lois sur la protection des données » : la législation et la réglementation en vigueur applicable au traitement de données à caractère personnel et, notamment, la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés modifiée et le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 applicable à compter du 25 mai 2018 (ci-après le « RGPD »).
« Données » : toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable ; est réputée être une « personne physique identifiable », une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.
10.2. Metz Evénements, agissant en qualité de responsable de traitement au sens de Règlement européen 2016/679 (RGPD), va être amené à traiter les Données du Client aux fins de traitement et de :
- A) La gestion et le suivi de la relation contractuelle ou précontractuelle (traitement de l’inscription du Top Décideur, gestion des badges, administration de l’événement et des rendez-vous, inscription du Top Décideur dans un annuaire des participants) ;
- B) L’exploitation, le développement et la gestion des bases clients/prospects (envoi de newsletters, prospection commerciale, traitement des demandes d’exercice des droits, gestion des demandes de contact) ;
- C) L’amélioration et la personnalisation des services à l’égard des clients et Top Décideurs (réalisation de statistiques, réalisation d’enquêtes de satisfaction, gestion des abonnements aux newsletters) ;
- D) Le transfert de données personnelles à ses partenaires dans le cadre d’une relation d’affaires (transferts) ;
- E) Le respect d’obligations légales.
La base juridique des traitements de Données, dont la finalité entre dans les catégories susvisées, est :
- Pour la catégorie A) : l’exécution d’un contrat ou l’exécution de mesures précontractuelles prises à la demande du Client
- Pour les catégories B) et C) : l’intérêt légitime que représentent pour Metz Evénements ces catégories.
- Pour la catégorie D) : le consentement du Client. Il peut être retiré à tout moment par la suite.
- Pour la catégorie E) : le respect d’obligations légales et/ou contractuelles.
Les catégories de Données traitées dans ce cadre sont les Données relatives à l’identification (tels que le nom, le prénom), les Données de contact (tels que les coordonnées postales, adresse email, numéro de téléphone), les Données économiques et financières (tels que l’employeur, le poste / l’activité professionnelle).
Les destinataires des Données sont les services concernés de Metz Evénements, les partenaires tels que les entités du groupe GL events, les exposants de la Manifestation et certains prestataires. Certains de ces destinataires peuvent être situés en dehors de l’Union Européenne. Lorsque cela a été nécessaire des garanties appropriées ont été prises, notamment par la mise en place de clauses types de protection des données adoptées par la Commission européenne.
Metz Evénements conserve(nt) les Données pendant le temps nécessaire aux opérations pour lesquelles elles ont été collectées, conformément au règlement 2016/679 susvisé, pour le temps nécessaire à la réalisation d’obligations légales et/ou, lorsque Metz Evénements et/ou les entités du groupe GL events fait/font de la prospection commerciale, pour une durée maximale de trois ans à compter du dernier contact effectif avec le prospect/client sauf exceptions justifiées par un contexte particulier.
Conformément à la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés modifiée et au Règlement européen 2016/679 (RGPD), le Client peut exercer ses droits, et notamment ses droit d’accès, de rectification et d’opposition au traitement de ses Données. Pour exercer ce droit, le Client peut écrire à Metz Evénements à l’adresse suivante 100 Rue aux Arènes, 57000 Metz, France ou par mail à l’adresse : datametz@gl-events.com
10.3. L’intégralité des informations relatives aux traitements de données réalisés par Metz Evénements dans le cadre de l’utilisation de la Plateforme sont contenues dans la Politique de confidentialité accessible à cette adresse url : https://www.themix-metz.com/mention-legales-cgu-politique-de-confidentialite-politique-cookies
11 - DROIT A L’IMAGE
En accédant au Site, le Top Décideur accepte que durant la manifestation, son image et/ou sa voix soient enregistré(s) et fixé(s) sur différents supports par Metz Evénements et/ou toute personne habilitée par ses soins et à reproduire et représenter les enregistrements ainsi réalisés, sans limite de quantité, intégralement ou partiellement, sur tout support de communication interne, institutionnelle et/ou publicitaire relatifs à Metz Evénements ou au groupe GL events. Les enregistrements ainsi réalisés et librement sélectionnés devront être exclusivement reproduits dans ce cadre, toute autre utilisation desdits enregistrements devant préalablement faire l'objet d'un accord exprès et écrit de la part du Top Décideur. Cette autorisation est exclusivement à titre gracieux, l’utilisation de l’image du Top Décideur ne lui donnant droit à aucune contrepartie financière. Le Top Décideur renonce ainsi à toute rémunération de ce chef comme à tout droit d’utilisation afférent aux actions de communication éventuelles des partenaires de Metz Evénements ou du groupe GL events.
12. DROIT APPLICABLE, LITIGES
Le présent règlement et les demandes d’inscription des Top Décideurs sont soumises à la loi française. Tout litige devra être porté à la connaissance du Service Clientèle de Metz Evénements. A défaut d’accord amiable, les tribunaux judiciaires français sont seuls compétents.